Vize için şirket görevlendirme yazısı nasıl hazırlanır?

Vize için şirket görevlendirme yazısı, işverenin antetli kağıdına yazılan; çalışanın kimliğini, görevini, işe başlama tarihini, seyahatin amacını ve tarihlerini, masrafları kimin karşıladığını belirten ve imza yetkilisi tarafından imzalanıp kaşelenen resmi yazıdır. Ticari vizede “görev yazısı”, turistik vizede ise “izin yazısı” olarak hazırlanır. Yazı, ilgili konsolosluğa hitaben ve başvurulan ülkenin kabul ettiği dilde düzenlenmelidir.

Görev ve izin yazısı nedir, hangi vizelerde istenir?

Schengen ülkelerinin Türkiye’deki başvurular için ortak belge listesi (AB Komisyonu Uygulama Kararı C(2021) 5156), çalışan başvuru sahiplerinden işverenden alınmış bir yazı ister. Bu yazı konsolosluğa iki şeyi gösterir: başvuru sahibinin Türkiye’de düzenli bir işi olduğunu ve seyahatin sonunda işine döneceğini.

• Ticari vize (görev yazısı): Şirket, çalışanını belirli bir firmayı ziyaret, toplantı, fuar veya eğitim için görevlendirdiğini yazar. Almanya’nın Türkiye temsilcilikleri bu yazıda seyahatin amacının, hedefinin, süresinin ve ziyaret edilecek firmanın adının yer almasını, seyahat ve konaklama giderlerinin şirketçe karşılanacağına dair garantinin bulunmasını ister. Ayrıntılar için ticari vize rehberimize bakabilirsiniz.
• Turistik vize (izin yazısı): Şirket, çalışana belirtilen tarihlerde izin verildiğini yazar. AB listesine göre iznin süresi ve ücretli mi ücretsiz mi olduğu belirtilmelidir; ticari seyahatte bu izin bilgisi gerekmez.

Yazıda hangi bilgiler mutlaka yer almalı?

Almanya ve İtalya temsilciliklerinin belge listeleri ile AB ortak listesi birlikte değerlendirildiğinde güvenli bir yazıda şunlar bulunmalıdır:

1. Antetli kağıt: Şirketin tam ticaret unvanı, açık adresi, telefonu ve e-posta adresi. Vergi dairesi ve vergi numarasını antette veya altbilgide göstermek, ekteki vergi levhasıyla eşleşmeyi kolaylaştırır.
2. Hitap: Yazının hangi konsolosluğa veya büyükelçiliğe yazıldığı açıkça belirtilmelidir (Almanya ve AB listesi bunu açıkça ister).
3. Çalışanın bilgileri: Adı soyadı, pasaport numarası, görevi/unvanı ve işe başlama tarihi. TC kimlik numarası da eklenebilir.
4. Seyahatin amacı ve tarihleri: Gidiş-dönüş tarihleri, gidilecek şehir ve ticari vizede ziyaret edilecek firmanın adı.
5. İzin bilgisi: Turistik vizede izin süresi ve izinin ücretli olup olmadığı.
6. Masrafları kimin karşıladığı: Ulaşım, konaklama ve diğer giderlerin şirketçe mi, çalışan tarafından mı karşılanacağı.
7. Maaş bilgisi: İtalya’nın belge listeleri işveren yazısında maaşın da beyan edilmesini ister.
8. Dönüşte işe devam: Çalışanın seyahat dönüşünde görevine devam edeceği cümlesi. Her listede zorunlu sayılmasa da konsolosluğun aradığı “geri dönüş” bağını güçlendirir.
9. İmza ve kaşe: İmzalayan kişinin adı soyadı ve unvanı, ıslak imza ve şirket kaşesi. Yazı tarih taşımalı ve aslı sunulmalıdır.

Yazıyı şirkette kim imzalamalı?

Yazıyı şirketi temsile yetkili kişi imzalamalıdır. Bu kişinin yetkisi imza sirkülerinde görünür; konsolosluk yazıdaki imzayı ekteki imza sirküleriyle karşılaştırabilir. İtalya’nın turistik vize listesi yazının “imza yetkilisi tarafından imzalanmış ve kaşelenmiş” olmasını açıkça ister. İnsan kaynakları müdürü gibi imza sirkülerinde adı olmayan bir çalışan imzalayacaksa, şirketin yetkilisinin de yazıyı imzalaması veya bu kişiyi yetkilendiren belgenin eklenmesi uygun olur.

Yazının yanına hangi şirket belgeleri eklenir?

Görev veya izin yazısı tek başına yeterli değildir; şirketin varlığını ve imzalayanın yetkisini kanıtlayan belgelerle desteklenir:

• İmza sirküleri: Yazıyı imzalayanın yetkisini gösterir. Örneğin Malta’nın VFS Global listesi imza sirkülerini şirket belgeleri arasında sayar.
• Ticaret Sicil Gazetesi: Şirketin güncel ortaklık ve yönetim yapısını gösteren nüsha. Bazı listeler QR kodlu çıktı ister.
• Vergi levhası: Güncel yıla ait çıktı.
• Oda sicil kaydı veya faaliyet belgesi: Almanya, ticaret veya sanayi odası kaydının 6 aydan eski olmamasını ister.
• SGK belgeleri: e-Devlet’ten alınan barkodlu/QR kodlu SGK işe giriş bildirgesi ve hizmet dökümü. Ayrıntılar için SGK hizmet dökümü ve çalışma belgesi yazımıza bakabilirsiniz.

Ticari başvurularda bunlara ek olarak gidilecek ülkedeki firmanın davet mektubu da istenir. Başvuru sahibinin kendi kaleme aldığı niyet mektubu ise şirket yazısının yerine geçmez; ayrı bir belgedir.

Yazı hangi dilde hazırlanmalı, tercüme gerekir mi?

Dil kuralı ülkeden ülkeye değişir. İtalya’nın Türkiye’deki belge listesi işveren yazısının İtalyanca veya İngilizce olmasını ister. Danimarka’nın VFS Global listesi destekleyici belgelerin İngilizce olmasını veya İngilizceye çevrilmesini şart koşar. Almanya’nın Türkiye temsilciliklerinin iş seyahati sayfasında ise yazının dili için ayrı bir kural yer almıyor. Bu nedenle en pratik çözüm yazıyı Türkçe ve İngilizce olarak iki dilde hazırlamaktır; başvurudan önce ilgili konsolosluğun veya başvuru merkezinin güncel listesini mutlaka kontrol edin. Ülkeye özel listeler için Almanya ticari vize, İtalya ticari vize ve Fransa ticari vize sayfalarımıza bakabilirsiniz.

Şirket sahibi kendisi için yazıyı nasıl hazırlar?

Şirket sahibi veya ortağı, kendi şirketinin antetli kağıdına kendi adına yazıyı hazırlar ve şirket yetkilisi sıfatıyla imzalayıp kaşeler. İtalya’nın iş vizesi listesi, şirket sahiplerinden altında şirket yetkilisinin adı soyadı, ıslak imzası ve kaşesi bulunan bir vize talep dilekçesi ister. Yazıda kişinin şirketteki sıfatı (ör. ortak, yönetim kurulu üyesi, müdür) açıkça yazılmalıdır. Şirket sahiplerinden ayrıca Ticaret Sicil Gazetesi, vergi levhası ve oda kaydı istenir; İtalya buna şirketin son üç aylık banka hesap dökümünü ve kişisel hesap dökümlerini de ekler. Birden fazla yetkili varsa ve imza sirküleri müşterek imza öngörüyorsa, yazıyı diğer yetkilinin de imzalaması gerekir.

Kamu çalışanları izin yazısını nereden alır?

Kamu çalışanları yazıyı çalıştıkları kurumdan alır. Almanya’nın Türkiye temsilcilikleri memurları “işçiler, ücretli çalışanlar ve memurlar” başlığı altında aynı kategoride değerlendirir; bu nedenle kurum yazısında da konsolosluğa hitap, ad soyad, pasaport numarası, görev, işe başlama tarihi, izin süresi ve imzalayanın adı ile unvanı yer almalıdır. Kamu kurumlarında imza sirküleri bulunmadığından yazı, kurumun izin vermeye yetkili amiri tarafından resmi yazı formatında (sayı ve tarih ile) imzalanır. Yurt dışı izni için kurumunuzun kendi iç prosedürünü personel biriminizden önceden öğrenin.

Örnek görev yazısı şablonu nasıl olmalı?

Aşağıdaki şablon ticari vize içindir. Turistik vizede seyahat amacı cümlesini izin cümlesiyle değiştirin.

Türkçe şablon

[Firma Antedi: Ticaret Unvanı, Adres, Telefon, E-posta, Vergi Dairesi ve No]

[Tarih] – [Şehir]

[Ülke] Büyükelçiliği / Başkonsolosluğu Vize Bölümüne,

Şirketimizde [işe başlama tarihi] tarihinden bu yana [görev/unvan] olarak çalışan [Ad Soyad] (Pasaport No: [Pasaport No], TC Kimlik No: [TC No]), [ziyaret edilecek firma adı ve şehri] ile [toplantı/fuar/eğitim] amacıyla [gidiş tarihi] – [dönüş tarihi] tarihleri arasında görevlendirilmiştir.

Seyahate ilişkin ulaşım, konaklama ve diğer tüm masraflar şirketimiz tarafından karşılanacaktır. [Ad Soyad], dönüşünde şirketimizdeki görevine devam edecektir.

Gereğini saygılarımızla arz ederiz.

[Yetkili Ad Soyad] – [Unvan] – [Islak İmza] – [Şirket Kaşesi]

English template

[Company Letterhead: Legal Name, Address, Phone, E-mail, Tax Office and No]

[Date] – [City]

To the Visa Section of the Embassy / Consulate General of [Country],

[Full Name] (Passport No: [Passport No]) has been employed by our company as [Position] since [Start Date]. He/She is assigned to travel to [City, Country] between [Departure Date] and [Return Date] in order to [attend meetings with / visit the trade fair / receive training at] [Host Company Name].

All travel, accommodation and other expenses related to this trip will be covered by our company. [Full Name] will resume his/her duties at our company upon return.

Yours faithfully,

[Authorised Signatory Name] – [Title] – [Wet Signature] – [Company Stamp]

Sık yapılan hatalar nelerdir?

• Yazıyı imza sirkülerinde adı olmayan bir çalışana imzalatmak veya kaşeyi unutmak.
• Konsolosluk yerine “İlgili Makama” diye hitap etmek; Almanya ve AB listesi hitabın açıkça yazılmasını ister.
• Yazıdaki tarihlerin uçuş rezervasyonu, otel ve başvuru formuyla uyuşmaması.
• Pasaport numarasını veya işe başlama tarihini eksik ya da hatalı yazmak; SGK dökümündeki tarihle çelişmek.
• Masrafları kimin karşıladığını belirtmemek veya formdaki beyanla çelişmek.
• Asıl yerine fotokopi sunmak; Almanya ve İtalya yazının aslını ister.
• Seyahat amacını vize kategorisinden farklı göstermek. Almanya, belgelerden anlaşılan amaç seçilen kategoriyle uyuşmazsa başvuruyu kabul etmeyeceğini belirtir.

Yazı ne kadar eksiksiz olursa olsun vize kararını ilgili konsolosluk verir; doğru belge yalnızca dosyanın değerlendirmeye uygun olmasını sağlar. Seyahat süresi planlarken Schengen 90/180 kuralını da göz önünde bulundurun.

İlgili Sayfalar

• Ticari vize rehberi
• Vize niyet mektubu nasıl yazılır?
• Vize için SGK hizmet dökümü ve çalışma belgesi
• Schengen cascade kuralı nedir?
• Schengen seyahat sağlık sigortası

Ankara Vize nasıl yardımcı olur?

Ankara Vize, başvurduğunuz ülke ve vize türüne göre belge listesini çıkarır; şirket görev ve izin yazısını ve başvuru formunu ofisimizde sizinle birlikte hazırlar, randevunuzu alır, uçuş rezervasyonu ve seyahat sağlık sigortasını aynı gün düzenler. Birden fazla çalışanınız seyahat edecekse firma adına toplu başvuruyu planlar, hizmet faturasını firma adına keser ve dosyanızı teslime hazır hale getiririz. Bilgi için 0312 922 12 65 numarasını arayabilir veya WhatsApp’tan yazabilirsiniz.