Fuar için vize nasıl alınır?

Avrupa’daki bir fuara katılmak ya da fuarı ziyaret etmek için Türk vatandaşları, fuarın yapıldığı Schengen ülkesinin konsolosluğundan kısa süreli (C tipi) ticari vize alır. Başvuruda fuarla bağlantıyı gösteren belgeler (katılımcı için stand onayı, ziyaretçi için bilet veya davet), şirket belgeleri ve seyahat sağlık sigortası sunulur. Başvuru en erken seyahatten 6 ay önce, kural olarak en geç 15 gün önce yapılır; büyük fuarlar öncesinde randevu yoğunluğu nedeniyle birkaç ay önceden planlama yapmak gerekir.

Fuar için hangi vize türüne başvurulur?

Fuar ziyareti ayrı bir vize türü değildir; iş amaçlı seyahat kapsamında Schengen kısa süreli (C tipi) vize ile yapılır. Bu vize 180 günlük herhangi bir dönemde en fazla 90 gün kalış hakkı verir. Kalış hesabını Schengen 90/180 kuralı yazımızda ayrıntılı anlattık. Ticari vizenin genel şartları için ticari vize rehberimize göz atabilirsiniz.

Başvuru, ziyaret edilecek ülkenin konsolosluğuna yapılır. Avrupa Komisyonu’nun açıklamasına göre birden fazla Schengen ülkesine gidilecekse en uzun kalınacak ülkeye, süreler eşitse ilk girilecek ülkeye başvurulur. Örneğin Frankfurt’taki bir fuar için Almanya ticari vizesi, Milano’daki bir fuar için İtalya ticari vizesi, Paris’teki bir fuar için Fransa ticari vizesi gerekir.

Daha önce aldığı Schengen vizelerini kurallara uygun kullanan başvuru sahipleri için Avrupa Birliği’nin 15 Temmuz 2025’te kabul ettiği kademeli (cascade) kural da önemlidir: önceki üç yılda iki vizeyi düzgün kullananlara önce 1 yıllık, ardından 3 ve 5 yıllık çok girişli vize verilebilir. Düzenli fuar takvimi olan firmalar için bu, her fuar öncesi yeniden başvuru yükünü azaltabilir. Ayrıntılar Schengen cascade kuralı yazımızda.

Fuar vizesinde temel belgeler nelerdir?

AB Vize Kodu (810/2009) Ek II’deki örnek belge listesi, iş seyahatleri için şu belgeleri sayar: bir firma veya kurumun ticaret, sanayi ya da işle ilgili toplantı, konferans veya etkinliğe katılım daveti; ticari ilişkiyi gösteren diğer belgeler ve uygun durumlarda fuar ve kongre giriş biletleri. Bunlara ek olarak her başvuruda genel belgeler istenir:

• Schengen bölgesinden ayrılış tarihinden sonra en az 3 ay geçerli pasaport
• Doldurulmuş başvuru formu ve standartlara uygun biyometrik fotoğraf
• Acil tıbbi bakım, hastane ve geri dönüşü (ölüm hâli dahil) kapsayan seyahat sağlık sigortası (Schengen seyahat sağlık sigortası)
• Konaklama ve mali yeterlilik belgeleri, dönüş niyetini gösteren belgeler
• Şirket belgeleri: görev ve izin yazısı, faaliyet belgesi, imza sirküleri, çalışanlar için SGK kaydı (SGK hizmet dökümü ve çalışma belgesi)

Konsolosluk ek belge isteyebilir; güncel listeyi her zaman ilgili konsolosluğun veya yetkili başvuru merkezinin sayfasından kontrol etmek gerekir.

Fuar katılımcısı (stand açan firma) hangi belgeleri sunar?

Stand açan firmalar için en güçlü belge, fuar organizatörünün katılım onayıdır. Deutsche Messe (Hannover) resmi sayfasında katılımcılardan genellikle stand onayı ve/veya stand kira faturasının, gerekirse ödeme dekontuyla birlikte istendiğini belirtir. Messe Düsseldorf da katılımcılardan etkinliğe kabul edildiklerini gösteren onayın istendiğini açıklar.

• Fuar katılım sözleşmesi veya stand onay yazısı
• Stand kira faturası ve ödeme dekontu
• Şirketin görevlendirme yazısı: çalışanın adı, görevi, fuarın adı ve tarihleri, masrafları kimin karşıladığı
• Gerekirse ürün/numune taşınacaksa buna ilişkin açıklama

Fuar ziyaretçisi hangi belgeleri sunar?

Fuarı yalnızca ziyaret edecek kişiler için fuarla bağlantıyı gösteren belge giriş bileti veya ziyaretçi kaydıdır. Deutsche Messe, ziyaretçiler için vize verilmesinin ilgili fuarın tam süreli biletinin satın alınmasına bağlı olduğunu belirtir. Fuarda görüşülecek bir tedarikçi veya müşteri varsa, o firmadan alınacak davet mektubu ziyaretin amacını güçlendirir. Davet ve niyet yazısının nasıl kurgulanacağını vize niyet mektubu nasıl yazılır yazımızda anlattık.

Görevlendirme yazısında ziyaret amacı somut yazılmalıdır. Örnek bir cümle: “[Firma Adı] çalışanı [Ad Soyad], [Fuar Adı] fuarını [tarih] tarihleri arasında yeni tedarikçilerle görüşmek amacıyla ziyaret edecektir; tüm masraflar firmamızca karşılanacaktır.”

Fuar organizatörü davet mektubu verir mi?

Bu konu organizatöre ve ülkeye göre değişir. Almanya’da 2013’ten bu yana fuar vizesi başvurularında fuar şirketinin davet mektubu zorunlu değildir; Messe München, Messe Düsseldorf ve Deutsche Messe resmi sayfalarında bunu belirtir. Messe München, vize bölümünün özel olarak talep etmesi hâlinde davet mektubu konusunda yardımcı olduğunu açıklar. Deutsche Messe ise davet mektubu düzenlemediğini, gerekli durumlarda kendi formunun kullanılmasını ister. Messe Frankfurt’un vize sayfası başvurunun mümkün olduğunca erken yapılmasını önerir ve ülkelere göre uluslararası satış temsilcilerine yönlendirir.

Kısacası Almanya’daki fuarlarda asıl belge katılımcı için stand onayı, ziyaretçi için bilettir. İtalya, Fransa gibi diğer ülkelerdeki fuarlarda organizatörün vize sayfasını ve ilgili konsolosluğun belge listesini ayrıca kontrol etmek gerekir.

Fuar vizesine ne zaman başvurulmalı?

AB Vize Kodu md. 9’a göre başvuru, planlanan seyahatten en erken 6 ay önce, kural olarak en geç 15 takvim günü önce yapılır. Randevu gerekiyorsa randevunun kural olarak talepten itibaren iki hafta içinde verilmesi öngörülür; ancak yoğun dönemlerde uygulamada bekleme süreleri uzayabilir. Karar süresi kural olarak 15 takvim günüdür, gerekli durumlarda 45 güne kadar uzayabilir (md. 23).

Pratik bir plan şöyle olabilir:

1. Fuara katılım kararı verildiğinde personel listesini ve pasaport geçerliliklerini kontrol edin.
2. Stand onayı veya bilet alındığında belge listesini çıkarın.
3. Fuardan 2-3 ay önce randevu alın; büyük fuarlar öncesinde daha erken davranın.
4. Uçuş rezervasyonu, otel ve seyahat sigortasını başvuru tarihine yetişecek şekilde hazırlayın.

Şirket personeli için toplu başvuru nasıl planlanır?

Aynı fuara birden fazla çalışan gidecekse her çalışan için ayrı başvuru dosyası hazırlanır; parmak izi alınması gereken kişiler başvuru merkezine şahsen gider. Toplu planlamada dikkat edilecek noktalar:

• Tek bir görevlendirme yazısında tüm çalışanların adları, görevleri ve seyahat tarihleri tutarlı biçimde yer almalıdır.
• Randevuların mümkünse aynı gün veya yakın tarihlere alınması, dosyaların birlikte değerlendirilmesini kolaylaştırır.
• Uçuş ve otel rezervasyonlarındaki tarihler, şirket yazısı ve fuar tarihleriyle birebir uyumlu olmalıdır.
• Pasaportu yenilenecek veya daha önce vize reddi almış çalışanlar için süre payı bırakılmalıdır.

Büyük fuarlar öncesinde randevu, otel ve uçuş nasıl planlanır?

Büyük fuar dönemlerinde hem vize randevularında hem de fuar şehrindeki otellerde yoğunluk yaşanır. Otel ve uçuş rezervasyonunu fuar tarihleri kesinleşir kesinleşmez yapmak, fiyat ve müsaitlik açısından avantaj sağlar. Vize başvurusunda iptal edilebilir otel rezervasyonu ve uçuş rezervasyonu sunulabilir; kesin bilet almadan önce vize sonucunu beklemek riski azaltır. Fuar şehrinde yer bulunamazsa yakın şehirlerde konaklama da mümkündür; bu durumda rezervasyon adresinin başvuruda doğru yazılması gerekir.

2027’nin ilk aylarında yapılacak bazı büyük Avrupa fuarlarının tarihleri, organizatörlerin resmi sitelerine göre şöyledir:

Tarihler organizatör tarafından değiştirilebilir; seyahat planı yapmadan önce fuarın resmi sitesinden kontrol edin.

Yurt dışı fuar katılımı için devlet desteği var mı?

Ticaret Bakanlığı, 2017/4 sayılı Yurt Dışında Gerçekleştirilen Fuar Katılımlarının Desteklenmesine İlişkin Karar kapsamında firmaların Bakanlıkça belirlenen uluslararası fuarlara bireysel katılımını ve yetkilendirilmiş organizatörlerin düzenlediği fuarlara milli katılımı desteklemektedir. Hangi fuarların kapsamda olduğu, destek kalemleri ve üst tutarlar Bakanlığın resmi sayfasında yayımlanır. Başvuru koşulları için doğrudan Ticaret Bakanlığı’nın fuarlar sayfasını incelemenizi öneririz.

Not: Vize kararını yalnızca ilgili konsolosluk verir; eksiksiz bir dosya olumlu sonucu garanti etmez, ancak değerlendirmeyi kolaylaştırır.

İlgili Sayfalar

• Ticari vize rehberi
• Almanya ticari vize
• İtalya ticari vize
• Fransa ticari vize
• Vize niyet mektubu nasıl yazılır?
• Schengen cascade kuralı nedir?

Ankara Vize nasıl yardımcı olur?

Ankara Vize, fuar seyahatiniz için gidilecek ülkeye ve katılım şeklinize göre belge listesini çıkarır, şirket görev ve izin yazısını ve başvuru formunu ofiste hazırlar, randevunuzu alır, uçuş rezervasyonu ve seyahat sağlık sigortasını aynı gün düzenler. Birden fazla çalışanın katılacağı fuarlarda firma adına toplu başvuru planlar, hizmet faturasını firma adına keser ve dosyaları teslime hazır hâle getirir. Bilgi için 0312 922 12 65 numarasını arayabilir veya WhatsApp’tan yazabilirsiniz.