Ticari vize için davet mektubu nasıl yazılır?

Ticari vize için davet mektubu, sizi yurt dışında ağırlayacak firmanın kendi antetli kâğıdına yazdığı ve ziyaretin amacını, tarihlerini ve masrafları kimin karşılayacağını açıkça belirten resmi yazıdır. Mektubu başvuru sahibi değil, davet eden yabancı firma düzenler ve yetkili kişi imzalar. İçinde firma ve iletişim bilgileri, başvuru sahibinin adı ve pasaport numarası, ziyaret amacı, tarihler ve masraf sorumluluğu mutlaka yer almalıdır.

Bu yazıda davet mektubunun neden istendiğini, hangi bilgileri içermesi gerektiğini, Almanya başvurularındaki özel noktaları ve yabancı firmanıza doğrudan gönderebileceğiniz İngilizce bir örnek şablonu bulabilirsiniz. Ticari vizenin genel belge listesi için ticari vize rehberimize de göz atabilirsiniz.

Ticari vize davet mektubu ne işe yarar?

Konsolosluk, ticari vize başvurusunda seyahatin gerçekten iş amaçlı olduğunu görmek ister. Davet mektubu bu amacın karşı taraftan, yani sizi ağırlayacak firmadan gelen kanıtıdır. Sizin şirketinizin hazırladığı görev ve izin yazısı “kimi, neden gönderiyorum” sorusunu yanıtlarken davet mektubu “kimi, neden ağırlıyorum” sorusunu yanıtlar. İki belge birbirini tamamlar ve tarihler, amaç ve masraf bilgisi bakımından birbiriyle uyumlu olmalıdır.

Davet mektubu tek başına vize hakkı sağlamaz. Başvuru sahibinin mesleki durumu, mali yeterliliği ve ülkesine dönme niyeti de değerlendirilir. Vize kararı her durumda ilgili konsolosluğa aittir.

Davet mektubunu kim yazar ve kime hitaben yazılır?

Davet mektubunu, ziyaret edilecek ülkedeki firma ya da kurum düzenler. Almanya temsilcilikleri iş seyahati kontrol listesinde, mektubun Almanya’daki şirket tarafından hazırlanmış olmasını ve aslının sunulmasını şart koşar. Mektup, firmayı temsile yetkili bir kişi tarafından imzalanmalı; imzalayanın adı ve unvanı açıkça yazılmalıdır.

Mektup genellikle başvurunun yapılacağı temsilciliğe hitaben yazılır; örneğin “To the Embassy of [Ülke] in Ankara” veya “To the Consulate General of [Ülke] in Istanbul”. Başvuruyu hangi temsilciliğe yapacağınızı bilmiyorsanız genel bir hitap da kullanılabilir, ancak doğru temsilciliğin adının yazılması dosyanın tutarlılığını artırır.

Davet mektubunda hangi bilgiler zorunlu olarak yer almalı?

Konsolosluğun mektubu kolayca doğrulayabilmesi için aşağıdaki bilgilerin eksiksiz olması gerekir:

• Firma antetli kâğıdı: Davet eden firmanın tam unvanı, açık adresi, telefon, e-posta ve web sitesi.
• Tarih ve hitap: Mektubun düzenlendiği tarih ve başvuru yapılacak temsilcilik.
• Başvuru sahibinin kimliği: Pasaporttaki yazılışıyla ad soyad, doğum tarihi, pasaport numarası, unvanı ve çalıştığı Türk şirketinin adı.
• Ziyaretin amacı: Toplantı, müzakere, eğitim, tesis ziyareti gibi somut bir açıklama; mümkünse görüşülecek konunun kısa tanımı.
• Tarihler ve yer: Giriş ve çıkış tarihleri, kalış süresi ve ziyaret edilecek şehir veya şehirler.
• Masraf sorumluluğu: Ulaşım, konaklama ve diğer giderleri davet eden firmanın mı yoksa başvuru sahibinin şirketinin mi karşılayacağı.
• İrtibat kişisi: Konsolosluğun gerektiğinde ulaşabileceği kişinin adı, unvanı, telefonu ve e-postası.
• İmza ve kaşe: Yetkili kişinin ıslak imzası, adı, unvanı ve varsa firma kaşesi.

Masraf konusunda belirsiz ifadelerden kaçının. “Gerekli giderler karşılanacaktır” yerine hangi giderin hangi tarafça ödeneceğini yazmak, değerlendirmeyi kolaylaştırır.

Schengen kurallarında davet mektubu nasıl düzenleniyor?

Schengen kısa süreli vizesinin ortak kuralları AB Vize Kodu’nda (810/2009 sayılı Tüzük) yer alır. Tüzüğün ek II’sinde, iş seyahatleri için seyahat amacını gösteren belgeler arasında şunlar sayılır:

• Ticaret, sanayi veya işle bağlantılı toplantı, konferans ya da etkinliklere katılım için bir firmanın veya kurumun davetiyesi,
• Ticari ilişkinin ya da iş amaçlı ilişkinin varlığını gösteren diğer belgeler,
• Uygun olduğu durumlarda fuar ve kongre giriş biletleri,
• Şirketin ticari faaliyetini kanıtlayan belgeler,
• Başvuru sahibinin şirketteki çalışma durumunu kanıtlayan belgeler.

Bu nedenle davet mektubunu, iki firma arasındaki ilişkiyi gösteren belgelerle (sipariş, fatura, sözleşme, yazışma gibi) desteklemek faydalıdır. Çalışma durumunuzu göstermek için SGK kayıtlarının nasıl alınacağını SGK hizmet dökümü rehberimizde anlattık. Schengen kısa süreli vizesi her 180 günlük dönemde en fazla 90 gün kalış hakkı verir; davet mektubundaki tarihlerin bu sınırla uyumlu olmasına dikkat edin. Ayrıntılar için 90/180 kuralı yazımıza bakabilirsiniz.

Sık seyahat eden iş insanları için önemli bir not: AB, 15 Temmuz 2025’te Türkiye’de yaşayan Türk vatandaşlarına yönelik kademeli (cascade) kuralı kabul etti. Önceki üç yılda iki vizeyi kurallara uygun kullananlara önce 1 yıllık, sonra 3 ve 5 yıllık çok girişli vize verilebiliyor. Ayrıntılar cascade kuralı yazımızda.

Almanya ticari vizesinde davet mektubu için nelere dikkat edilmeli?

Almanya’nın Türkiye’deki temsilciliklerinin iş seyahati kontrol listesine göre davet yazısı Almanya’daki şirket tarafından hazırlanmalı ve aslı sunulmalıdır. Yazıda davet eden şirketin adı ve tam adresi, planlanan kalış süresi, seyahatin amacı, gidilecek yer ve süresi bulunmalı; gerekiyorsa seyahat ve konaklama masraflarının şirket tarafından karşılanacağı taahhüt edilmelidir. Davet eden Alman firmanın, 6 aydan eski olmayan ticaret sicil kaydı da (Handelsregisterauszug) davet yazısına eklenmelidir.

Almanya’da sıkça karıştırılan bir konu da resmi taahhütnamedir (Verpflichtungserklärung). Alman temsilciliklerinin sayfalarında bu belge, davet eden kişinin Almanya’daki yabancılar dairesinde (Ausländerbehörde) verdiği resmi bir belge olarak tanımlanır ve firmanın kendi yazdığı düz davet mektubundan ayrı bir belgedir. İş seyahati kontrol listesinde ise istenen belge, firmanın davet yazısı ve ticaret sicil kaydıdır. Firmanız sizden Verpflichtungserklärung isteyip istemediğini sorarsa, iş seyahati listesinde davet yazısının arandığını hatırlatabilirsiniz.

Almanya listesinde dikkat çeken bir başka nokta: Daha önce teslim edilmiş Türk menşeli makine veya ekipmanın kurulumu, sökümü, bakımı ya da onarımı için gidiliyorsa, bu faaliyetin Alman Federal İş Ajansı’na (Bundesagentur für Arbeit) kaydedildiğini veya bildirildiğini gösteren belge de istenir. Davet mektubunu seyahat tarihinden yeterince önce isteyip randevu sürecini buna göre planlamak işinizi kolaylaştırır. Almanya’ya özgü belge listesi için Almanya ticari vize sayfamıza bakabilirsiniz. İtalya ve Fransa başvurularında da temel ilkeler aynıdır; ülke ayrıntıları için İtalya ticari vize ve Fransa ticari vize sayfalarımızı inceleyin.

Örnek davet mektubu şablonu nasıl olmalı?

Yabancı firmalar mektubu çoğunlukla İngilizce yazar. Aşağıdaki şablonu karşı firmaya gönderip köşeli parantez içindeki alanları doldurmalarını isteyebilirsiniz. Mektubun ilgili temsilciliğin kabul ettiği dilde olup olmadığını ve tercüme gerekip gerekmediğini başvuru öncesinde kontrol edin.

[Firma Antetli Kâğıdı – Company Letterhead: Company Name, Full Address, Phone, E-mail, Website]

[Date]

To the [Embassy / Consulate General] of [Country] in [Ankara / Istanbul]

Subject: Business Invitation – [Applicant Full Name], Passport No. [Passport Number]

Dear Sir or Madam,

We hereby invite [Mr./Ms.] [Applicant Full Name], born on [Date of Birth], holder of passport no. [Passport Number], [Job Title] at [Turkish Company Name], [City], Türkiye, to visit our company in [City, Country] from [Arrival Date] to [Departure Date].

The purpose of the visit is [e.g. business meetings regarding our ongoing supply agreement / technical training on product X / contract negotiations]. Our companies have been business partners since [Year], [short description of the relationship].

[Our company will cover the travel and accommodation costs of the visitor during the stay.] OR [All travel and accommodation costs will be covered by [Turkish Company Name].]

For any further information, please contact [Contact Person Name], [Title], at [Phone] or [E-mail].

Yours faithfully,

[Signature and Company Stamp]
[Name of Authorised Signatory]
[Title]

Enclosure: [Commercial register extract of the inviting company]

Türkçe açıklama: Masraf cümlesinde iki seçenekten yalnızca biri bırakılmalı ve bu bilgi sizin şirketinizin görev yazısıyla aynı olmalıdır. Konaklama yeri biliniyorsa otel adı da eklenebilir. Ek olarak gösterilen ticaret sicil kaydı Almanya için zorunludur; diğer ülkelerde de firmanın varlığını kanıtladığı için faydalıdır.

Davet mektubunda en sık yapılan hatalar nelerdir?

• Tarih uyumsuzluğu: Mektuptaki tarihlerin uçuş rezervasyonu, otel ve sigorta tarihleriyle örtüşmemesi.
• Pasaporttan farklı yazım: Ad soyadın veya pasaport numarasının hatalı yazılması.
• Belirsiz amaç: “Ziyaret” veya “iş görüşmesi” gibi genel ifadeler; somut konu yazılmaması.
• Masraf çelişkisi: Davet mektubu ile Türk şirketinin görev yazısında masrafı farklı tarafların üstlenmesi.
• İmza ve antet eksikliği: Antetsiz, imzasız veya imzalayanın unvanı belirtilmemiş mektuplar.
• Asıl yerine kopya: Aslı istenen durumlarda yalnızca e-posta çıktısı sunulması.
• Sigortanın unutulması: Davet mektubu masrafları karşılasa da seyahat sağlık sigortası ayrıca gerekir. Kapsam için Schengen seyahat sağlık sigortası yazımıza bakın.

Fuar ziyaretlerinde davet mektubu gerekir mi?

Fuar ziyaretleri ayrı bir kategoridir. AB Vize Kodu da iş seyahatleri için uygun durumlarda fuar ve kongre giriş biletlerini destekleyici belge olarak sayar. Almanya temsilciliklerinin fuar kontrol listesinde fuar ziyaretçilerinden davet mektubu değil, fuar bileti veya çevrimiçi kayıt istenir. Ürün sergileyen veya stant açan katılımcılardan ise fuar kimliği, stant kirasının ödendiğini gösteren fatura ve katılımcı listesi ya da organizatörden gelen yazı ile birlikte şirket yazısı istenir. Stant kuran personel için sergileyen firma ile kurulum firması arasındaki imzalı sözleşme gerekir.

Almanya listesine göre fuar katılımcıları, yalnızca fuar süresini kapsayan vizelerde vize ücretinden muaftır. Fuar sırasında ayrıca bir firmayla toplantı yapacaksanız, o firmadan alınacak bir davet mektubu dosyanızı güçlendirir.

Davet mektubu ile sizin şirketinizin yazısı ve sizin kişisel niyet mektubunuz farklı belgelerdir. Kendi açıklama mektubunuzu nasıl yazacağınızı vize niyet mektubu yazımızda anlattık.

İlgili Sayfalar

• Ticari vize rehberi
• Almanya ticari vize
• Vize niyet mektubu nasıl yazılır?
• Vize için SGK hizmet dökümü ve çalışma belgesi
• Schengen cascade kuralı nedir?

Ankara Vize nasıl yardımcı olur?

Ankara Vize olarak gideceğiniz ülkeye göre belge listenizi çıkarıyor, şirketinizin görev ve izin yazısını ve başvuru formunu ofisimizde hazırlıyor, randevunuzu alıyoruz. Uçuş rezervasyonu ve seyahat sağlık sigortasını aynı gün düzenliyor, birden fazla çalışan için firma adına toplu başvuru planlıyor, hizmet faturasını firmanız adına kesiyor ve dosyanızı teslime hazır hale getiriyoruz. Davet mektubunun içeriğini görev yazınızla uyumlu olacak şekilde birlikte kontrol edebiliriz; vize kararını ise her durumda konsolosluk verir. Bilgi için 0312 922 12 65 numarasını arayabilir veya WhatsApp’tan yazabilirsiniz.